Un cliente pide un producto, el sistema indica que hay unidades y la estantería está vacía. Esa diferencia no se resuelve comprando más: primero hay que entender qué movimiento quedó sin registrar. Controlar el stock de un comercio significa mantener alineados los productos físicos y la información que usás para vender y reponer.
Empezá por identificar cada artículo
Asigná un código único a cada producto y acordá cómo vas a distinguir sus variantes. Un mismo artículo cargado con dos nombres divide su historial y dificulta conocer la existencia real. También importa la unidad: si comprás por caja y vendés por unidad, dejá documentada la equivalencia. Antes de cargar el inventario inicial, revisá duplicados, descripciones ambiguas y artículos que ya no comercializás.
Registrá todos los movimientos, incluso los que no son ventas
Las compras y las ventas no explican por sí solas todo lo que pasa en un depósito. Las devoluciones, los productos dañados, las muestras y las diferencias detectadas en un recuento también modifican las existencias. Definí quién registra cada situación, cuándo lo hace y qué comprobante la respalda. Si un producto se retira hoy y se registra varios días después, durante ese período estarás tomando decisiones con información incompleta.
Definí cuándo reponer con un ejemplo sencillo
Supongamos que vendés un promedio de cuatro unidades por día y tu proveedor demora cinco días en entregar. Necesitás contemplar unas veinte unidades para cubrir ese plazo. Si agregás ocho como reserva, un punto de reposición inicial sería veintiocho. Es un ejemplo operativo, no una regla universal: ajustalo si la demanda varía, hay temporadas o el proveedor suele demorarse. Revisá además los pedidos pendientes para no comprar dos veces la misma mercadería.
Controlá primero los productos que más impacto tienen
No todos los artículos requieren la misma frecuencia de revisión. Priorizá los de mayor rotación, valor o frecuencia de diferencias. Podés hacer recuentos breves por sector durante la semana y reservar el inventario completo para un momento planificado. Cuando aparece una diferencia, buscá su causa antes de hacer un ajuste: una compra sin ingresar puede afectar a varios productos, no solo al que acabás de contar.
Una rutina que podés empezar esta semana
Elegí diez artículos importantes, verificá su existencia física y contrastala con lo registrado. Revisá sus últimos movimientos y asigná un responsable para resolver las diferencias. Después anotá qué productos llegaron al mínimo y cuánto tardó la reposición. Repetí el control la semana siguiente. El objetivo es construir una rutina que tu equipo pueda sostener, no depender de un inventario excepcional cuando ya faltan productos.
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