Vender en cuenta corriente puede acompañar el crecimiento de un negocio, pero también vuelve más difícil responder una pregunta básica: cuánto debe cada cliente y qué parte ya venció. El problema suele aparecer cuando las facturas se registran en un lugar, los cobros en otro y los acuerdos quedan en mensajes personales.
Separá el saldo total de la deuda vencida
El saldo total muestra lo pendiente de cancelar. La deuda vencida es la parte cuyo plazo de pago ya terminó. No conviene tratar ambas cifras como equivalentes. Un cliente puede tener un saldo importante y estar cumpliendo los plazos acordados. Para evaluar cada cuenta necesitás identificar comprobantes, importes, fechas de vencimiento y pagos aplicados, además del acuerdo comercial vigente.
Aplicá los pagos al comprobante correspondiente
Imaginá dos facturas de $100.000 y $80.000, y un pago de $120.000. Si se aplica primero a la factura más antigua, la primera queda cancelada y la segunda conserva un pendiente de $60.000. Si solo anotás que entró dinero sin indicar su aplicación, el saldo global puede parecer correcto mientras el detalle sigue confundiendo. El criterio debe ser consistente y respetar lo acordado con el cliente; los importes son ilustrativos.
Registrá diferencias y notas de crédito con su respaldo
Un descuento acordado, una devolución o una diferencia en una transferencia no deberían desaparecer dentro de un ajuste sin explicación. Conservá la documentación y distinguí lo cobrado de lo que se corrigió comercialmente. Cuando el tratamiento de un comprobante tenga implicancias fiscales, confirmalo con tu contador. Una cuenta clara permite explicar el saldo sin reconstruir meses de correos y conversaciones.
Prepará una revisión semanal de cobranzas
Armá una lista de vencimientos próximos y otra de pendientes vencidos. Antes de contactar al cliente, verificá si hubo transferencias aún no identificadas o reclamos por resolver. En el seguimiento indicá qué comprobantes están pendientes, cuándo vencieron y qué respuesta recibiste. Asigná una próxima acción con fecha y responsable. Así evitás que dos personas reclamen el mismo pago o que una promesa quede sin seguimiento.
Acordá cómo manejar excepciones
Los límites comerciales, las prórrogas y las ventas nuevas a clientes con atrasos necesitan un criterio interno. Definí quién puede autorizarlas y cómo queda documentada la decisión. No hace falta convertir cada operación en un trámite: alcanza con que las excepciones puedan revisarse después. Medí periódicamente cuánto se cobra en término y qué causas se repiten en los atrasos para mejorar el proceso.
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